При здійсненні операцій з постачання товарів та послуг платник податку - продавець товарів та послуг зобов'язаний надати покупцю податкову накладну та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних.
Після складення податкової накладної або розрахунку коригування в електронній формі на них накладається електронний цифровий підпис посадових осіб платника податку у такому порядку: першим - електронний цифровий підпис головного бухгалтера (бухгалтера) або електронний цифровий підпис керівника; другим - електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
За відсутності у продавця посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податку накладаються у такому порядку: першим - електронний цифровий підпис керівника; другим - електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.
Продавець, що є фізичною особою-підприємцем, накладає електронний цифровий підпис у такому порядку: першим - електронний цифровий підпис фізичної особи-підприємця; другим електронний цифровий підпис, що є аналогом відбитка печатки продавця.